Việc sử dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực ở Việt Nam đã trở nên phổ biến bởi những tiện ích mà nó đem lại. Các doanh nghiệp cũng đã dần chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thay cho các hóa đơn giấy thông thường. Để chứng thực độ chính xác của các hóa đơn điện tử này thì chữ ký số là yếu tố không thể thiếu. Vậy chữ ký số hóa đơn điện tử là gì?

Hãy cùng “giải mã” vấn đề này ngay  trong bài viết sau đây nhé.

Chữ ký số điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Chữ ký số điện tử được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Tổng quan về chữ ký số hóa đơn điện tử

Các hóa đơn giấy thông thường, để có giá trị pháp lý thì cần sự chứng thực của các doanh nghiệp thông qua chữ ký và con dấu. Khi áp dụng công nghệ thông tin, các doanh nghiệp đã dần thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử để thuận tiện trong giao dịch và lưu trữ. Lúc này chữ ký tay và con dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn giấy cũng thay thế bằng chữ ký số.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là một dạng chữ ký điện tử, thực chất là các thông tin có thể ở nhiều dạng khác nhau như văn bản, video nhằm xác minh hóa đơn đó đúng là do doanh nghiệp phát hành hay không. Và việc xác minh chữ ký số trên hóa đơn điện tử của mỗi doanh nghiệp sẽ được các tổ chức thẩm quyền chứng thực thông qua chứng thư số. Và để có thể ký được chữ ký số lên hóa đơn điện tử thì chứng thư số cần phải đáp ứng đầy đủ 2 yếu tố sau:

  • Chống từ chối bởi người ký.
  • Đảm bảo được tính toàn vẹn của hóa đơn điện tử khi truyền nhận và lưu trữ.
Chữ ký số của doanh nghiệp được chứa trong các USB Token do các đơn vị sản xuất chữ ký điện tử cung cấp. Chữ ký số này được bảo mật bằng một cặp khóa là Public Key và Private key nên chỉ có người được giao quản lý chữ ký số mới có thể ký được mà không ai có thể bắt chước hay giả mạo.

Chu Ky So Pin

Chữ ký số hóa đơn điện tử có các mã pin bảo mật đảm bảo an toàn tuyệt đối

Chữ ký số của các doanh nghiệp là không giới hạn. Vì vậy mà mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều hơn 1 chữ ký số. Tuy nhiên tất cả các chữ ký số này đều phải đảm bảo được đăng ký hợp lệ và cập nhật thông tin đầy đủ trên dữ liệu của Tổng cục thuế. Chữ ký số trên hóa đơn điện tử được xem là một thể thức nhất định để đảm bảo được tính pháp lý khi doanh nghiệp lập và xuất hóa đơn.

Thời hạn sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử của doanh nghiệp chỉ sử dụng được trong thời hạn mà doanh nghiệp đăng ký mua gói dịch vụ chữ ký số của bên cung cấp dịch vụ. Nếu hết thời hạn mua muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải liên hệ ngay với các bên cung cấp này để thực hiện thủ tục gia hạn.
 
Sau khi chữ ký số được gia hạn thì doanh nghiệp phải thực hiện việc cập nhật thông tin đã được gia hạn này lên dữ liệu của tổng cục thuế.
 
Đồng thời cũng phải cập nhật chứng thư của doanh nghiệp mình lên Website: www.laphoadon.gdt.gov.vn sau đó mới có thể sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử.
 

Nếu bạn không rành am hiểu thì có thể liên hệ chúng tôi để hỗ trợ. Nếu hỗ trợ tốt bạn có thể mời chúng tôi ly cafe. 

 

Hỗ trợ giải đáp




CHỮ KÝ SỐ BẢNG GIÁ

1 Năm chỉ với 970.000 đ

2 Năm chỉ với 1.276.500 đ

3 Năm chỉ với 1.458.000 đ

4 Năm chỉ với 1.647.000 đ

Các bước để thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Để có thể ký chữ ký số lên hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ 3 yếu tố sau đây:

  • Chữ ký số của doanh nghiệp vẫn còn có hiệu lực (nghĩa là còn trong thời hạn đăng ký với đơn vị dịch vụ cung cấp).
  • Trên máy tính để lập hóa đơn điện tử phải có cài đặt phần mềm chuyên dụng của nhà sản xuất chữ ký điện tử cung cấp để đọc thông tin trên USB Token tương ứng.
  • Phải chứa phần mềm hóa đơn điện tử để lập xuất hóa đơn và ký chữ ký số.

Các bước thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử:

  • Bước 1: Click vào phần mềm hóa đơn điện tử đã được cài đặt và tiến hành đăng nhập
  • Bước 2: Chọn chức năng sử dụng hóa đơn tương ứng. Lúc này tiến hành khởi tạo hóa đơn hoặc chọn các hóa đơn đã có nhưng chưa được ký số để tiến hành ký số.
  • Bước 3: Tích chọn vào ô hóa đơn cần ký số
  • Bước 4: Thực hiện ký chữ ký số trên hóa đơn điện tử bằng cách click vào nút “ký hóa đơn” ở cuối trang. Khi các cửa số để kiểm tra mã pin hiện ra thì cần nhập đầy đủ các hóa đơn theo yêu cầu.

Có thể nói chữ ký số hóa đơn điện tử đã không còn xa lạ tại Việt Nam. Nó được sử dụng rộng rãi để giúp các doanh nghiệp có thể thuận tiện hơn trong các giao dịch. Đặc biệt là hình thức này sẽ giúp các hoạt động xác thực được bảo mật hơn.

Hãy để lại thông tin của bạn, chúng tôi sẽ liên lạc để giúp bạn giải quyết tất cả những vấn đề mà bạn vẫn còn đang băn khoăn về chữ ký số.